1. Que sus compradores se involucren en la cadena de suministro mediante la gestión de planes de progreso con los proveedores, a través de capacitación laboral adecuada y la gestión consciente del desempeño colectivo, el compromiso individual, y la gestión de compras responsables.
2. La eficiencia de sus procesos, para añadir agilidad y simplicidad en términos operativos, directrices claras para un proceso de compra uniforme y eficiente, un despliegue de mejores prácticas y herramientas digitales compartidas.
3. La construcción de relaciones comerciales equitativas con todos los proveedores, basadas en establecimiento de términos y condiciones debidamente especificados, claros y precisos, los cuales se describen a continuación:

Terminos y Condiciones Generales de Compra de Legrand Colombia S.A.

Estos Términos y Condiciones Generales de Compra hacen parte integral de nuestra cadena de suministro; lo mismo se aplica a las especificaciones de compra y cualquier otro documento expresamente definido en el pedido. Legrand Colombia S.A. está dispuesta a negociar los Términos y Condiciones Generales de venta del proveedor, si existe una contradicción entre estos Términos y el proveedor, o en el caso de una relación específica. Los términos y condiciones generales de compra sólo pueden ser modificados por términos y condiciones especiales que eventualmente Legrand Colombia S.A. haya aceptado, o mediante la firma de un acuerdo más completo y específico que Legrand Colombia S.A. y el proveedor deseen negociar (contrato).

Al aceptar la Orden de Compra, el Proveedor está obligado a producir un resultado específico para Legrand Colombia S.A. y se compromete a cumplir con las leyes, reglamentos, las mejores prácticas comerciales, las prácticas profesionales, las normas colombianas aplicables y los respectivos reglamentos de seguridad.

Los Términos y Condiciones Generales de Compra están contenidos en cuatro capítulos así:

1. Acuerdos Entre Las Partes:
   1. Comunicación
      • El Departamento de Compras de Legrand Colombia S.A. establecerá canales de comunicación adecuados para garantizar la gestión del negocio entre el proveedor y las diferentes áreas al interior de la compañía (calidad, diseño, financiera, investigación y desarrollo, etc.) propiciando un buen entendimiento en los aspectos relacionados con el desarrollo del producto y del proveedor.
   2. Información
      • El proveedor suministrará la información técnica que a su juicio contribuya a mejorar el conocimiento y utilización del producto y/o servicio por parte de Legrand Colombia S.A.
      • El proveedor deberá enviar a solicitud de Legrand Colombia S.A. la ficha técnica y los procedimientos de laboratorio y ensayo que se utilizan normalmente en la verificación de las características del producto. Igualmente, cuando Legrand Colombia S.A. lo estime conveniente, el proveedor deberá estar en posibilidad de certificar la calidad de sus productos y/o servicios.
      • Legrand Colombia S. A. suministrará toda la información adicional que el proveedor solicite, a través del Departamento de Compras. Tales como: planos, especificaciones de diseño, normas y procedimientos, referencias, características del uso, etc.
   3. Confidencialidad
      • Tanto Legrand como el Proveedor se conceden el derecho de utilizar la información intercambiada entre ellas de forma gratuita para los requisitos de desarrollo de producto y/o servicio durante el periodo de relación comercial. Igualmente, se comprometen a no modificar la información de ninguna manera, ya sea directa o indirectamente, incluyendo los materiales, software, paquetes de software o documentos que se hayan confiado entre ellas, sin previo acuerdo por escrito.
      • Las partes se comprometen a considerar estrictamente confidencial y no revelar a terceros, con o sin contraprestación o en cualquier forma, la información comunicada entre las mismas, durante el desarrollo, la consulta y/o cumplimiento de la orden de compra, sin la previa autorización. Las partes también se comprometen a utilizar únicamente la información confidencial para los requisitos de dicha consulta y/o el cumplimiento de la orden de compra, y transmitirla únicamente a aquellos miembros de su personal que requieran dicha información para realizar su asignación. La violación de la confidencialidad o el uso indebido de la información dará lugar a que se cause el derecho de reclamar indemnización por parte de la parte afectada.
      • Las herramientas, planos, dibujos, documentos, modelos, manuales, etc., de cualquier tipo, creados o suministrados por Legrand Colombia S.A. que se han confiado al Proveedor, no serán divulgados por él, sin el consentimiento previo por escrito. El proveedor deberá devolverlos o destruirlos a solicitud de Legrand. Cuando las herramientas y la documentación relacionada confiada al proveedor sigan siendo de propiedad exclusiva de Legrand Colombia S.A., se devolverán a la primera solicitud. El Proveedor se compromete a garantizar la correcta conservación y mantenimiento de la información que se le confía y de las herramientas (dispositivos, galgas, máquinas, si es del caso).
   4. Manejo de Controversias Entre Las Partes
      • Las Partes se comprometen a examinar conjuntamente, todos los desacuerdos que puedan surgir entre ellos, con el fin de llegar a una conciliación. En caso de litigio, el Proveedor tendrá derecho, si así lo desea, a dirigirse al mediador interno de Legrand Colombia S.A., es decir el Departamento de Compras y/o el Departamento de Control de Gestión para informarle de la situación y tratar de encontrar una solución amistosa. Durante dicho período de mediación y en el marco de la tramitación de todos los litigios, las Partes se comprometen a hacer todo lo posible para reducir las consecuencias financieras entre ellos.
2. Calidad
   1. Aceptacion o Rechazo de Materiales
      • Legrand Colombia S. A. realizará una inspección de los materiales y productos entregados; y así mismo evaluará los servicios recibidos, utilizando sistemas estadísticos de aceptación general. Además, en los casos donde lo considere pertinente, verificará la totalidad del producto y/o servicio recibido.
      • Legrand Colombia S. A. utilizará las normas nacionales, internacionales o de fábrica, para establecer el método de ensayo y comprobación de las características exigidas para el producto y/o servicio. El proveedor deberá solicitar la información que considere necesaria para garantizar la entrega de un producto y/o servicio con calidad, tal como características a inspeccionar, planes de muestreo, forma de entrega, empaque, etc.
      • Legrand Colombia S. A. se reserva el derecho de devolver materiales, productos y/o servicios que no se ajusten a los niveles de calidad exigidos y en caso de tener que seleccionar o efectuar reprocesos, los costos que ello implique serán asumidos por cuenta del proveedor.
      • Cuando exista una devolución de material, producto y/o servicio, Legrand Colombia S. A. informará al proveedor las causas que motivaron tal hecho y solicitará al proveedor que identifique e informe las acciones correctivas necesarias para asegurar que el producto y/o servicio cumplirá con los requisitos en los futuros despachos (Mediante SAC – Solicitud de Acción Correctiva o AF – Avisos de Falla).
      • El proveedor estará de acuerdo en efectuar, en caso de comprobarse que se han enviado lotes no conformes, la pronta atención del problema ya sea reponiendo con otro lote conforme, seleccionando o reprocesando el lote no conforme, según el caso.
      • Los materiales, productos y/o servicios cuyas características no puedan ser evaluadas en el momento de la recepción ingresarán a la planta bajo un visto bueno provisional, pero este procedimiento no eximirá al proveedor de su responsabilidad por aceptar un reclamo futuro, bien sea porque se detecta una No Conformidad por medio de alguna prueba posterior o en el proceso de producción.
      • Legrand Colombia S. A., podrá cancelar una orden de compra total o parcialmente, cuando se detecten no conformidades críticas de calidad o se generen devoluciones en dos entregas consecutivas o cuando existan demoras repetitivas en la entrega del producto y/o servicio.
   2. Embalaje
      • Al enviar el material o producto, el proveedor deberá utilizar embalajes que garanticen la protección y estén acorde a las características del producto. El empaque debe indicar la información necesaria para la identificación del producto y proveedor.
      • Es responsabilidad del proveedor enviar el suministro de tal manera que no sufra ningún deterioro durante el transporte y/o almacenamiento. El Proveedor elaborará todos los documentos necesarios y se encargará de obtener todas las autorizaciones requeridas.
      • El envío debe realizarse de acuerdo con los INCOTERMS de la Cámara de Comercio Internacional vigentes en la fecha de entrega del producto.
      • El Proveedor deberá enviar una relación de entrega especificando las referencias del pedido y está debe adjuntarse al suministro.
3. Logística
   1. Órdenes de Compra
      • Legrand Colombia S. A. y el proveedor están de acuerdo en que los productos y/o servicios que den origen a una orden de compra deben reunir las condiciones mínimas necesarias para su correcta utilización, es decir, el producto y/o servicio debe caracterizarse por cumplir con las especificaciones aprobadas de acuerdo con los requerimientos.
      • Aceptación del pedido: Cualquier pedido solo se convierte en definitivo después de devolver el acuse de recibo, mediante correo electrónico dentro de 5 días hábiles posteriores a la fecha del pedido. Si el acuse de recibo con las objeciones o comentarios del caso no se devuelve se considerará que el proveedor ha aceptado los términos del pedido, y por tanto la producción y el lead time han comenzado.
      • El proveedor no podrá cambiar las condiciones de compra (precios, tiempos de entrega, entre otros), materiales, propiedades o características del material o producto objeto de la orden de compra y/o servicio, sin el consentimiento y aprobación de los Departamentos de Compras y/o Aseguramiento de la Calidad (según sea el caso) de Legrand Colombia S. A., cualquier modificación de las condiciones de compra y especificaciones iniciales del producto y/o servicio deberán comunicarse por escrito y con la suficiente anticipación para su respectiva gestión.
   2. Plazos de Entrega
      • Todos los plazos, según lo negociado y estipulado en el pedido, deberán cumplirse. Tan pronto como el Proveedor tenga conocimiento de cualquier evento que represente un retraso, deberá informar para que se tomen todas las medidas necesarias para mitigar el impacto por la ausencia del material/ servicio en el tiempo. Si dicha demora causa daños o incurre en costos adicionales, se notificará al Proveedor la decisión de aplicar sanciones mediante notificación por escrito (correo electrónico, carta u otros medios). Si no se llega a un acuerdo, o en caso de retrasos repetidos, nos reservamos el derecho de prescindir del pedido por incumplimiento. Si el suministro no cumple con el pedido, este no se considerará entregado dentro del plazo.
      • Los sobrecostos de transportes, almacenamiento, manipulación u otras razones resultantes de un retraso en el envío correcto de la información u otra causa atribuible al Proveedor, deberán ser asumidas por este.
   3. Política de Pagos
      • Si se llegase a presentar un pago anticipado, el proveedor deberá acogerse a la firma de un contrato y al pago de las pólizas correspondientes o a brindar una garantía por el anticipo entregado; las cuales se pueden realizar con cualquier compañía de seguros o entidad bancaria legalmente establecida.
      • A menos que se especifique lo contrario en el pedido o prestación de servicios, nuestros pagos se realizan por defecto a sesenta días (60) desde la fecha de radicación de factura con la entrega del servicio o producto a satisfacción. Así mismo, los proveedores nacionales deben tener en cuenta que los pagos a proveedores solo se realizan los días 10 y 25 de cada mes.
4. Responsabilidad Social Empresarial
   1. Contratación Laboral Promoviendo Diversidad e Inclusión
      • Como miembros de la comunidad de Legrand Colombia S. A., el proveedor se compromete a cumplir con los estándares de contratación laboral, esto involucra la no contratación de menores de edad y respeto por los derechos laborales, promoviendo la diversidad e inclusión.
   2. Outsourcing ó Subcontrating Desarrollando Negocios Responsables
      • Los proveedores que realicen actividades de outsourcing para Legrand Colombia S. A. deberán estar comprometidos a trabajar adoptando un comportamiento ejemplar realizando actividades con el máximo respeto a la ética empresarial.
      • Antes de ejecutar cualquier tipo de trabajo o servicio, el Proveedor, en caso de requerir un subcontratista, está obligado a someterlo a aprobación de Legrand Colombia S.A. Si se autoriza a dicho subcontratista, el Proveedor será totalmente responsable de las posibles consecuencias para Legrand Colombia S.A.
      • Para los casos de fabricación de piezas y componentes, el proveedor deberá realizar cada mes un inventario de los materiales que tenga en sus ubicaciones, y que sean propiedad de Legrand Colombia S. A. (materias primas, componentes equipos y productos). Los resultados de los inventarios deben ser enviados a Legrand Colombia S.A. el último día de cada mes.
   3. Seguridad y Salud en El Trabajo y Preservación del Medio Ambiente Promoviendo Economias Circulares
      • El proveedor debe acogerse y dar estricto cumplimiento a las normas nacionales e internacionales en lo referente a salud y seguridad industrial, lo cual involucra la utilización de los elementos de protección en cada proceso, así como el desarrollo de actividades seguras.
      • El Proveedor garantizará que para el suministro del material o prestación del servicio está equipado con todos los mecanismos de seguridad reglamentarios. Es obligación del proveedor tomar todas las medidas necesarias para cumplir oportunamente con las disposiciones legales y reglamentarias relacionadas con la seguridad.
      • Si el material o servicio crea contaminación, o si contiene componentes que están sujetos a regulaciones específicas, el Proveedor informará de las medidas que se implementarán para la posible destrucción o manipulación de estos (o de los residuos relacionados) posteriormente para su uso y de acuerdo con las regulaciones aplicables en la fecha de entrega.
      • Legrand Colombia S. A. se reserva el derecho de admisión a aquellos proveedores que no cumplan con la normatividad legal (aportes parafiscales, elementos de protección, permiso en alturas, entre otros de acuerdo con el producto y/o servicio que ofrece).
      • Con lo expresado en las políticas de compra que forman parte integral de este documento, el proveedor tiene perfecto conocimiento sobre los compromisos de desarrollo sostenible y ética empresarial de Legrand Colombia S.A. Los cuales también están establecidos en la Carta de Principios Fundamentales accesible en el sitio web del Grupo Legrand CSR home - Legrand (legrandgroup.com). En la cual, El Proveedor se compromete a cumplir con la política de desarrollo sostenible del Grupo Legrand, en particular, en lo que respecta a la protección del medio ambiente, el cumplimiento de la legislación social aplicable, la salud y seguridad ocupacional de los empleados, la ética empresarial y, especialmente, la lucha contra la corrupción y el cumplimiento de las normas de competencia.
      • Al aceptar una orden de compra procedente de Legrand Colombia S.A., el proveedor se obliga a el cumplimiento de los reglamentos y mecanismos de seguridad personal y del medio ambiente. Dado el caso, se verifique o detecte que el proveedor realiza acciones inseguras que atentan contra su seguridad, la de Legrand Colombia S.A. y/o la del medio ambiente, se puede dar por terminada la relación comercial.

El proveedor declara que el origen de los recursos relacionados no proviene de actividades ilícitas de las contempladas en el código penal colombiano. Cualquier inexactitud respecto a la información consignada, exime a Legrand Colombia S.A., de toda responsabilidad derivada, facultándolo a dar por terminada la relación comercial y de denunciar dichas inexactitudes a la autoridad competente. Autorizo expresa y voluntariamente a Legrand Colombia S.A. para consultar, verificar, reportar y transferir información comercial, económica y financiera del suscrito y en especial de mi comportamiento comercial en centrales de riesgo. Esta autorización se extiende a la cobertura de la Ley 1581/2012 sobre protección de datos de carácter personal. Igualmente declaro haber leído y aceptado las condiciones generales de compra incluidos en el presente documento.